Notizbücher oder Schlagwörter

Notizbücher oder Schlagwörter?

von Marcus Wahrenburg

Das ist wohl die größte Glaubensfrage innerhalb der Evernote Benutzer, die sich intensiv mit der Software auseinandersetzen. Wie sortiere und organisiere ich meine Notizen. Notizbücher oder Schlagwörter? Das ist die Frage. Letztlich muss das jeder für sich selber entscheiden, womit er am besten klar kommt. Ich möchte hier meine Vor- und Nachteile beider Systeme auflisten und erzählen, für welches System ich mich entschieden haben; und warum.

Schlagwörter sind flexibel und unübersichtlich

Die komplette Organisation über Schlagwörter ist zu Anfang von Evernote sehr beliebt gewesen. Das kommt daher, dass es ein Notizbuch Limit von 250 Stück gab. Diese Grenze gibt es noch heute in der kostenlosen Version. Sie wurde aber in der Premiumversion auf tausend und in der Businessversion auf zehntausend erhöht. Daher ist dies heute kein Argument mehr. Wer Evernote so massiv nutzt, dass er an diese Grenze stößt, wird sehr wahrscheinlich eh auf die Premiumversion aktualisiert haben.

Schlagwörter bieten aber ihre Vorteile in der Flexibilität. Man ist in der Lage Notizen mehreren Kategorien oder Aufgaben zuzuweisen. 

Ein Beispiel: Eine Rechnung wird eingescannt und in Evernote importiert. Nun braucht man diese Rechnung für mehrere Zwecke. Zum einen für den Nachweis bei Garantiefällen. Zum anderen evtl. für die Steuern. Es kann aber auch sein, dass man mit den gesammelten Rechnungen eine Übersicht der Ausgaben erstellen möchte. Nun kann man der Notiz mehrere Schlagworte hinzufügen. Worte wie „Steuer“, „Rechnung“ oder „Garantie“. Die Notiz wird dann, wie alle anderen auch, in einem Archivnotizbuch gesammelt. Zum Finden und Öffnen werden also nun die gerade vergebenen Schlagworte benutzt.

Diese Methode ist sehr Aufgaben und Zweck orientiert. Führt allerdings dazu, dass sie mit der Zeit immer unübersichtlicher wird. Mit jeder neuen Notiz kommen neue Aufgaben und Zwecke hinzu. Irgendwann muss man sich durch sechs bis sieben Ebenen durchklicken, bis man sein passendes Schlagwort gefunden hat. Natürlich kann man hier auch die Suche verwenden, die auch exzellent funktionieren würden. Dennoch fehlt einem immer eine Übersicht. 

Hinzu kommt, dass diese Methode Fehleranfällig ist. Die Benennung der Schlagworte ist bei Evernote sehr empfindlich. „Rechnung“ ist ein anderes Schlagwort als „rechnung“. Bei der Eingabe werden zwar ähnliche bereits bestehende Worte angezeigt, aber man ist meistens schneller mit dem tippen, als die Maus zu greifen und das passende Wort aus einer Liste auszuwählen. So kann es passieren, dass ein Dokument ein falsches Schlagwort bekommt und somit nur schwer wiederzufinden ist. Besonders dann, wenn man von dessen Existenz gar nicht mehr weiß.

Notizbücher sind einfach und starr

Die Tiefe der Ebenen bei Notizbüchern ist sehr beschränkt. Es ist lediglich möglich, einzelne Notizbücher zu einem Stapel zu sortieren. Eine Begrenzung, die immer wieder zu spüren ist. Vor allem, weil man vom Betriebssystem es gewohnt ist, gefühlt unendliche Ebenen mit Ordnern anzulegen. Doch in dieser Schwäche liegt eigentlich die Stärke von Notizbüchern. Da man gezwungen ist, auf einer flachen Hierarchie zu arbeiten, sortiert man Notizen mit deutlich mehr bedacht. Die Übersicht bleibt erhalten und das Finden ohne die Suche wird deutlich erleichtert. Auch das falsche Ablegen ist nur noch schwer möglich.

Das führt aber auch dazu, dass das System sehr starr ist. Man muss sich schon im Vorfeld eine gute Notizbuch-Struktur überlegen, da sie evtl. später nicht so einfach zu erweitern ist. Kommen neue Aufgaben und Verwendungszwecke hinzu, kann es schnell dazu führen, dass man all seine Notizen neu sortieren muss.

Was nutze ich nun?

Beide Systeme habe ich schon ausprobiert. Wie oben zu erkennen ist, haben beide ihre Vor- und Nachteile. Da ich aber ein Freund von einfachen Strukturen bin und nicht schon beim Starten der Software mit hunderten von Kategorien erschlagen werden möchte, habe ich mit für die Organisation mit Notizbüchern entschieden. 

Ich habe weniger als zehn Notizbuchstapel, die meine verschiedenen Bereiche und Aufgaben im Leben darstellen. Darunter befinden sich dann alle Notizbücher, die für die Kategorien stehen. 

Ein Beispiel: Einer der Notizstapel nennt sich „Dokumentenstapel“. Darunter befinden sich dann Notizbücher wie „Rechnungen“ oder „Lohnsteuerbescheinigungen“. So bekommt man mit zwei Klicks eine Liste aller Notizen, die man braucht. 

Allerdings merke ich, dass man um Schlagworte nicht umherkommt. Daher bin ich schon am überlegen, eine Mischung aus beidem zu nutzen. Also die Hauptstruktur mit Notizbüchern und zusätzlich eine übersichtliche Menge an Schlagwörtern zu benutzen, die den Notizen einer Aufgabe und Zweck zuweisen. So kann man von beiden Systemen nur die Vorteile nutzen. Letztlich ist es wahrscheinlich auch das System, was sich die Macher von Evernote gedacht hatten, als die Schlagwörter eingebaut hatten.

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